Wat zijn servicekosten?
Het begrip servicekosten is gedefinieerd als:
“Onder servicekosten wordt verstaan de vergoeding voor de overige zaken en diensten die geleverd worden in verband met de bewoning van de woonruimte”.
Die overige zaken en diensten zijn benoemd en omvatten o.a. (gemeenschappelijke warmtevoorzieningen, elektriciteit, gas, water, huismeester, schoonmaak, wijkbeheer en administratiekosten.
De servicekosten zijn te onderscheiden in kosten die naar aard en/of afspraak bij de afrekening wel of niet worden verrekend met de betaalde voorschotten.
Bij kosten van nutsvoorzieningen zijn het daadwerkelijke verbruik en daarmee de hoogte van de kosten pas achteraf vast te stellen. Ook de hoogte van de servicekosten voor diensten kan in de regel pas achteraf definitief worden vastgesteld als leveranciers tussentijdse prijswijzigingen mogen doorvoeren en/of extra werkzaamheden (‘meerwerk”) moeten verrichten. Alle servicekostencomponenten moeten zijn overeengekomen tussen huurder en verhuurder. Die overeenkomst ontstaat in de regel door het tekenen van de huurovereenkomst, maar het is ook mogelijk om servicekostencomponenten nadien toe te voegen, dan wel te verwijderen mits beide partijen daarmee instemmen. Er wordt geen winst behaald op de stook- en servicekosten.
Het proces van de afrekening van de servicekosten
01. Servicekosten per element controleren;
02. Individueel water complexen; uitvraag meterstanden en kosten verdelen;
03. Kosten wijkbeheer / huismeester bepalen: in januari
04. Elektra- en gasrekening ontvangen van ENGIE: in februari en maart;
05. Gegevens aanleveren bij meetbedrijven: Ista en Techum;
06. Ista en Techum verdelen de stookkosten (doorlooptijd zes weken);
07. Per complex overzicht maken van de kosten / vergoedingen;
08. Overzicht kosten / opbrengsten voorleggen aan Stad en Buurt;
09. Indien er een Bewonerscommissie is, de afrekening met hen bespreken;
10. Manager bedrijfsvoering de afrekening beoordelen en accorderen;
11. Eventuele aanpassingen verwerken en overzicht definitief maken;
12. Aanlevering bij Postex (digitale klantcommunicatie);
13. Bij stookcomplexen en de bijlage van het meetbedrijf toevoegen: doorlooptijd twee weken;
14. Afrekening verzenden naar huurder en bij teruggave uitbetalen.
Eisen aan de afrekening
Na controle van verbruikscijfers en bedragen op de facturen volgt er per servicekostenpost een totaalbedrag inclusief btw. Deze totaalbedragen worden getransporteerd naar een verzamelblad in het overzicht en verhoogd met administratiekosten. Voor levering van warmte geldt 1% administgratiekosten. Voor alle andere servicekosten geldt 5% administratiekosten.
Administratiekosten
Boekhouding (inboeken rekeningen), aflezen en verwerken meterstanden; opstellen afrekening per inwoner; kosten op basis van percentage.
Referenties
-Huurdersvereniging Poort6 (HP6) Gorinchem
-hp6.nl/actueel/ handige-links/
-www.poort6.nl
-www.woongaard.com
-Beleidsboek van de Huurcommissie van de Woonbond en eigen corporatie
-Burgerlijk Wetboek, boek 7.4 artikel 258 t/m 261